Webformular für Kantone und Gemeinden
Elektronische Verwaltungsverfahren (eVV/VeVV): Die digitale Transformation ihrer Verwaltung ist jetzt Pflicht. Der Countdown läuft!
- Digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung
- Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung in der Schweiz ist nicht länger eine Option, sondern eine gesetzlich verankerte Notwendigkeit. Im Kern geht es um die elektronischen Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren. Die relevante rechtliche Grundlage bildet die Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV).
- Ziele von VeVV
- Ziel ist, Verwaltungsverfahren schweizweit digitaler, effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten. Besonders dringlich wird es ab dem 1. Januar 2026: In Kantonen wie Zürich treten dann neue, verbindliche Vorgaben für Gemeinden und andere Verwaltungsbehörden in Kraft.
- Wer ist betroffen?
- Doch die Umsetzung betrifft nicht nur einzelne Kantone. Alle Schweizer Gemeinden, unabhängig von Grösse und Standort, müssen sich vorbereiten, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Die Regelungen gelten für Verfahren zwischen Verwaltungsbehörden und Privaten sowie unter Verwaltungsbehörden.
Was bedeutet das konkret für ihre Gemeinde?
Wichtige Anforderungen der eVV/VeVV:
Elektronische Verwaltungsverfahren
Herausforderungen, die sie meistern müssen
- Technische Komplexität
- Die Auswahl und Integration rechtskonformer, sicherer und interoperabler Systeme ist anspruchsvoll.
- Organisatorischer Aufwand
- Die Anpassung von Prozessen und die umfassende Schulung von Mitarbeitern erfordern sorgfältige Planung.
- Kosten
- Die notwendigen Investitionen in Technologie und Beratung können insbesondere für kleinere Gemeinden finanzielle Herausforderungen darstellen.
Einfache Verwaltunsdigitalisierung dank eGovForms
Die Frist vom 1. Januar 2026 ist bindend. Es ist entscheidend, jetzt zu handeln, um die Anforderungen der VeVV zu erfüllen und ihre Verwaltung zukunftssicher und bürgerfreundlich aufzustellen.
Der Weg zur digitalen Verwaltung
Die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Verfahrenshandlung im Verwaltungsverfahren nach VeVV erfordert klare Prozesse und die Nutzung spezifischer digitaler Werkzeuge. Es geht darum, den gesamten Ablauf – von der Eingabe durch Bürger oder Unternehmen bis zur behördlichen Anordnung – sicher und nachvollziehbar elektronisch abzuwickeln.
Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die elektronischen Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren den Anforderungen der VeVV genügen – von der sicheren Identifizierung über die rechtsgültige Signatur bis zur revisionssicheren Archivierung.
Vereinfachen Sie Ihre Behördenformulare
Unsere umfassende Plattform macht den Zugriff, das Ausfüllen und das Einreichen von Behördenformularen einfacher als je zuvor.
- Der massgebliche Kanal & Sichere Erreichbarkeit:
- Ihre Gemeinde muss über anerkannte elektronische Kanäle erreichbar sein, die hohe Sicherheits- und Integritätsanforderungen erfüllen. Unsere Plattform unterstützt die Anbindung an anerkannte Zustellplattformen wie IncaMail und PrivaSphere. Zudem kann ein Webzugang wie das Zürikonto als massgeblicher Kanal dienen, woran unsere Lösung angebunden werden kann ('Mein Konto' ist Teil der Dewave Lösung in den Stufen 'Full').
- Flexible elektronische Formulare (eFormulare):
- Ein zentraler Bestandteil digitaler Verfahren sind elektronische Formulare. Mit dem integrierten Form-Builder unserer Plattform eGovForms erhalten sie Zugriff auf ein Werkzeug zur flexiblen Erstellung verschiedenster Formulararten. Dies ermöglicht die Abbildung einer Vielzahl von Verfahren – von standardisierten Varianten bis hin zu massgeschneiderten Formularen je Verfahrenstyp. Die Plattform ermöglicht die Nutzung von 'Conditional Logic' für komplexere Formularabläufe, insbesondere bei massgeschneiderten Formularen.
- Sichere Identifizierung & Nachweis der Willensbekundung:
- Die eindeutige Identifizierung von Verfahrensbeteiligten ist essenziell. Unsere Lösung unterstützt die Integration mit anerkannten Identifizierungsdiensten wie AGOV. Um die bewusste Willensbekundung beim Absenden eines Formulars sicherzustellen, wird zudem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) integriert (z.B. via Access App), was ein expliziter Punkt in der Projektumsetzung ist. Dies ist über den Webzugang/Mein Konto möglich, der Teil unserer Plattform ist.
- Rechtsgültige elektronische Signaturen & Siegel:
- Behördliche Anordnungen erfordern eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), wo gesetzlich vorgeschrieben. Für Massenverfügungen kommt ein geregeltes elektronisches Siegel zum Einsatz. Unsere Plattform ermöglicht die 'Einbindung QES' und integriert mit Signaturdiensten, um diese Signaturen und Siegel rechtssicher anzubringen.
- Automatisierte Quittierung:
- Jede elektronische Verfahrenshandlung – sowohl Eingänge als auch Anordnungen – muss eindeutig quittiert werden. Unsere Lösung erstellt automatisch Quittungen im PDF-Format, die alle relevanten Informationen (Datum, Uhrzeit, etc.) enthalten und mit einem geregelten elektronischen Siegel versehen sind.
- Effizienter interne Prozesse:
- Für den sicheren digitalen Austausch von Dokumenten und Nachrichten innerhalb der Verwaltung sorgt ein E-Kurier-System. Unsere Lösung umfasst Komponenten, die diese Funktionalität abbilden und den Prozess von der digitalen Eingabe über die Bearbeitung in Fachanwendungen (mittels Schnittstellen) bis zur Zustellung und Archivierung unterstützen.
- Revisionssichere elektronische Aktenführung:
- Spätestens ab dem 1. Januar 2028 ist die elektronische Aktenführung verpflichtend. Unsere Plattform unterstützt die Anbindung an bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Archivsysteme, wie z.B. ELO, um alle elektronischen Dokumente und Quittungen revisionssicher zu archivieren. Auch das Scannen von Papierdokumenten zur elektronischen Ablage ist Teil des Prozesses.
- Nahtlose Integration & Modularität:
- Die Stärke unserer Lösung liegt in ihrer Fähigkeit zur Integration mit Ihren bestehenden Fachanwendungen und Systemen. Dank modularer Ausbaustufen ('Light' und 'Full') kann die Lösung flexibel an die spezifischen Bedürfnisse und den Reifegrad ihrer Gemeinde angepasst werden.
Vereinfachen Sie Ihre Behördenformulare noch heute
Schließen Sie sich Tausenden von Bürgern und Organisationen an, die mit unserer digitalen Behördenformulare-Plattform Zeit sparen und Frustration reduzieren.
Benutzerfreundliches Design
Für alle konzipiert, unabhängig von technischen Kenntnissen
Unsere Plattform wurde mit Blick auf Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Bürger Behördenformulare ohne Frustration oder Verwirrung navigieren und ausfüllen können.
- Technische Komplexität
- Die Auswahl und Integration rechtskonformer, sicherer und interoperabler Systeme ist anspruchsvoll.
- Organisatorischer Aufwand
- Prozessanpassungen und die umfassende Schulung der Mitarbeitenden erfordern sorgfältige Planung.
- Barrierefreiheit
- Nach WCAG-Standards entwickelt, um sicherzustellen, dass Menschen mit Behinderungen mit Hilfstechnologien auf alle Funktionen unserer Plattform zugreifen und diese nutzen können.
- Mobil-optimiert
- Füllen Sie Formulare auf jedem Gerät aus – Desktop, Tablet oder Smartphone – mit einem vollständig responsiven Design, das sich an Ihre Bildschirmgröße anpasst.
- Speichern und Fortfahren
- Beginnen Sie ein Formular und beenden Sie es später mit unserer Autosave-Funktion, die Ihren Fortschritt speichert und es Ihnen ermöglicht, fortzufahren, wann immer es Ihnen am besten passt.
- Geführte Unterstützung
- Schritt-für-Schritt-Assistenten und kontextbezogene Hilfe für komplexe Formulare stellen sicher, dass Sie immer wissen, welche Informationen benötigt werden und warum.
Kontaktieren Sie uns
Haben Sie Fragen zu eGovForms? Unser Team ist hier, um zu helfen. Füllen Sie das untenstehende Formular aus, und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
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